اصلاحیه ، الحاقیه و متمم قرارداد معادل هم نیستند.
الف) اصلاحیه : به معنی تغییر بخشی از متن حقوقی (مانند قرارداد) می‌باشد. در بیش‌تر موارد مورد اشکال از دید طرفین قرارداد مخفی مانده و میشود یکی از طرفین (معمولاً کارفرما) طی نامه‌ای مورد اشکال را گوشزد و شکل صحیح را تصریح نماید. در این حالت نیازی به حصول توافقات اولیه و جمع‌آوری مستندات نبوده و استناد به مستندات اولیه که نشان دهنده اشتباه صورت گرفته و متن صحیح می‌باشد کفایت میکند. عدم‌پاسخ کتبی در رد اصلاحیه به معنی پذیرش اصلاحیه بوده و سعی طرفین در رفع اشکال می‌باشد. بدیهی است در صورت نیاز و لزوم می‌توان پاسخ کتبی طرف مقابل مبنی بر پذیرش اصلاحیه را دریافت نمود و یا در ابتدا طرفین نسبت به تأیید و تصویب آن اقدام نمایند.
مثال:
شرکت
موضوع: اصلاحیه
با سلام
احتراماً، پیرو قرارداد شماره ............ مورخ ....../....../............ مرتبط با .................................... زمان خاتمه قرارداد 31/02/1392 بوده که اشتباهاً 31/02/1391 قید گردیده است. خواهشمند است دستور فرمایید وفق مفاد قرارداد تا تاریخ فوق نسبت به ارایه خدمات موضوع قرارداد اقدام فرمایند.
ب) الحاقیه : به معنی بخش‌هایی است که بنا به ضرورت به متن حقوقی اصلی اضافه یا کسر و نهایتاً الحاق میشود، یا بندی است که در زمان عقد قرارداد نسبت به آن توافق شده است و طرفین پیمان، اجرای آن‌را مشروط به شرایطی نموده‌اند که ممکن است حادث شده و یا کارفرما مایل به انجام آن شود. به نظر بنده اگر این توافقات قبلاً در قرارداد قید شده باشد صرفاً کارفرما/ دستگاه نظارت تمایل و رأی خود را نسبت به اجرای شرایط جدید وفق مصوبات اعلام و تغییرات لازمه را برای شفافیت موضوع به پیمانکار ابلاغ خواهد نمود. اما اگر تغییرات در راستای اهداف قرارداد بوده لیکن تعهدات پیمانکار را دچار تغییر نماید، حتماً باید برای اجتناب از مشکلات حقوقی و مالی در آینده، به روش مقتضی تأییدیه پیمانکار را نیز اخذ نمود.
مثال:
الحاقیه قرارداد شماره ...... مورخ ....../....../............
به موجب این الحاقیه و با عنایت به درخواست دستگاه نظارت قرارداد فوق الاشاره و وفق توافقات فی‌مابین(مستندات تأیید شده موجود)، قرارداد شرکت ............... با شماره ثبت ............ و کد اقتصادی ............ (کارفرما) و شرکت ............ به مشخصات ............ (پیمانکار) با تغییرات ذیل اصلاح و از تاریخ قید شده اجرایی می‌گردد.
1.مدت قرارداد از تاریخ ....../....../............تا پایان وقت اداری ....../....../............ به مدت ...... ماه تمدید می‌گردد.
2.با توجه به افزایش حجم خدمات مورد نیاز کارفرما در در مدت قرارداد مبلغ قرارداد ......درصد (حد اکثر تا سقف ............ ریال) افزایش یافته و پرداخت صورت‌وضعیت‌های ارایه شده مورد تأیید طرفین تا این سقف در قالب همین قرارداد بلامانع می‌باشد.
3.درصد افزایش حقوق سال جدید که رسماً به‌کارفرما ابلاغ گردیده است، در مورد هزینه‌های حقوقی پیمانکار اعمال و در وجه پیمانکار پرداخت شده و پیمانکار ملزم به پرداخت به‌کارمندان و کارگران مرتبط با این قرارداد می‌باشد.
سایر مفاد قرارداد بدون هیچگونه تغییری به قوت خود باقی می‌باشد.
مهر و امضا کارفرما
مهر و امضا پیمانکار
ج) متمم قرارداد : از لحاظ ماهیت مانند الحاقیه است اما وزن و اهمیت آن به حدی است که در صورت عدم‌تنظیم و توافق بر آن، قرارداد به نتایج اشاره شده در موضوع قرارداد نرسیده و عملاً قرارداد خاتمه یافته نخواهد بود. در متمم قطعاً حجم تعهدات طرفین پیمان تغییر کرده و حتماً باید برای اجتناب از مشکلات آتی، تأییدیه طرفین پیمان را اخذ و کلیه مستندات لازم که لزوم تنظیم متمم را دلالت دارند را تکمیل نمود.
مثال:
متمم قرارداد شماره ...... مورخ ....../....../............
با توجه به نیاز کارفرما و موافقت پیمانکار به افزایش خدمات مرتبط با قرارداد فی‌مابین به موجب این متمم اصلاحات ذیل در مفاد قرارداد اعمال و از تاریخ ....../....../............ برای طرفین لازم‌الاجرا خواهد بود.
4.ماده 1 موضوع قرارداد از «موضوع قرارداد عبارت است از انجام خدمات پشتیبانی طرح جامع سیستم مالی اداری...» به «موضوع قرارداد عبارت است از انجام خدمات پشتیبانی و توسعه مورد نیاز طرح جامع سیستم مالی اداری...» اصلاح می‌گردد.
5.وفق ماده ...... قرارداد به مبلغ قرارداد تا سقف 25درصد معادل ............ ریال بابت انجام خدمات افزایش یافته افزوده می‌گردد.
6.درخصوص موارد توسعه‌ای افزوده شده خدمات براساس نفر ساعتی ...... ریال تا سقف مبلغ بند 2 متمم پس از تأیید دستگاه نظارت قابل پرداخت خواهد بود.
سایر مفاد قرارداد بدون هیچگونه تغییری به قوت خود باقی می‌باشد.
مهر و امضا کارفرما
مهر و امضا پیمانکار
------
هر چند در نگاه اول ممکن است الحاقیه و متمم یک مفهوم را برسانند لیکن هرگاه به نظر طرفین قرارداد یا قانون و غیره، متن مورد نظر از ابتدا ناقص بوده و می‌بایست از بدو تصویب به گونه‌ای دیگری می‌بود و یا اینکه تداوم قرارداد با شرایط حاضر حصول نتیجه نهایی مورد نظر را عملی نسازد (هرچند این نتیجه اکنون حاصل شده باشد) متممی به قرارداد یا متن مورد نظر اضافه میشود. اما اگر نظر بر ناقص بودن از ابتدا نبوده ولی به علت اقتضای زمان و غیره لازم است کلمه یا جمله یا متنی اضافه یا کم گردد این تغییرات جدید را می‌توانیم الحاقیه بنامیم. در کلیه تغییرات بر روی قرارداد به 2 نکته توجه داشته باشید. اولاً در صورت تغییر مبالغ، متناسب با آن میزان تضمینات تعدیل گردد. دوم اینکه در صورتی‌که کارفرما دارای آیین‌نامه‌هایی باشد که سقف معاملات را معین نموده باشد، نباید اعمال شرایط جدید قرارداد را از طبقه اولیه به طبقه بالاتری انتقال دهد. (مثلاً قرارداد اولیه برای معاملات متوسط بوده و تغییرات جدید سقف قرارداد را افزایش داده و وارد مبالغ معاملات بزرگ کرده باشد.(
بعضی مواقع افراد و شرکت‌ها واژه‌های اصلاحیه، الحاقیه و متمم قرارداد را معادل یکدیگر و بعضاً بدون انطباق با مورد مربوطه به‌کار می‌برند. در این مقاله سعی شده است راهنمایی‌های جزیی و کاربردی برای دقت و بهبود تنظیم این مستندات ارایه گردد.
الف) اصلاحیه به معنی تغییر بخشی از متن حقوقی مانند قرارداد می‌باشد.
ب) الحاقیه به معنی بخش‌هایی است که بنا به ضرورت به متن حقوقی اصلی اضافه و الحاق میشود.
ج) متمم قرارداد از لحاظ ماهیت مانند الحاقیه است اما وزن و اهمیت آن به حدی است که در صورت عدم‌تنظیم و توافق بر آن، قرارداد به نتایج اشاره شده در موضوع قرارداد نرسیده و عملاً قرارداد خاتمه یافته نخواهد بود.
تعریف قرارداد:
قرارداد یا عقد طبق ماده 183 قانون مدنی عبارت است از اینکه :
یک یا چند نفر در مقابل یک یا چند نفر دیگر تعهد به امری نمایند و مورد قبول آنها قرار گیرد. بر اثر عقد میان دو طرف، یک رابطه جدید حقوقی برقرار میشود و طرفین با توجه به موضوع قرارداد نسبت به یکدیگر باید تعهداتی را انجام دهند.
در زبان غیرتخصصی عقد و قرارداد به یک معنی است، اما در علم حقوق منظور از اصطلاح عقد، عقود معین (آن دسته از عقدهایی که در قانون مدنی شرایط و چگونگی آنها ذکر شده است مثل عقد بیع، عقد اجاره، عقد رهن، عقد وکالت، عقد مضاربه و غیره) استعمال میشود و حال آنکه کلمه قرارداد، بر تمامی عقود (خواه معین باشد یا نباشد) اطلاق میشود.
توافق دو یا چند نفر جزء اصلی تعریف قرارداد است. برای مثال در خرید ملک یا آپارتمان دو نفر توافق میکنند که یکی (فروشنده) ملک خود را به دیگری (خریدار) بدهد و دیگری در قبال آن پولی به فروشنده پرداخت کند.
قصد و رضایت درونی دو طرف بر انتقال مال یا انجام کاری برای وقوع یک قرارداد کفایت میکند و زمانی که دو طرف با اراده آزاد بر موضوعی توافق کنند، ملزم به رعایت آن میشوند و پس از آن در حق طرفین و افرادی که جانشین آنها میشوند (قایم مقام قانونی) نیز موثر است و نیاز به هیچ گونه تشریفاتی ندارد، اما نکته مهم این است که قانونگذار به لحاظ مصالح اجتماعی شرایطی را به موارد فوق افزوده است که در بعضی مواقع بدون توجه به آن شرایط و تشریفات، مراجع قانونی از پذیرش قرارداد خودداری خواهند نمود.